Perbedaan Kantor Cabang Dan Kantor Pusat (Materi Kuliah)

Bismillahirrahmanirrahim…

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh…

Pada kesempatan ini kami akan membagikan sedikit materi tentang kantor cabang dan kantor pusat..

PERBEDAAN KARAKTERISTIK ANTARA AGEN DAN KANTOR CABANG

      Agen maupun kantor cabang merupakan beberapa sarana yang digunakan oleh perusahaan untuk memperluas wilayah pemasarannya. Namun kedua sarana ini memiliki perbedaan, terutama dalam hal: organisasinya, manajemen, dan mekanisme pengawasannya.

          Berikut penjelasan perbedaan antara keduanya:

1.               Dari segi organisasi agen merupakan suatu bentuk organisasi yang hanya diberi fungsi untuk menerima pesanan barang-barang dan bekerja dibawah pengawasan kantor-pusat dan transaksi dengan pihak ketiga secara langsung di tangani oleh kantor-pusat. Sedangkan kantor cabang sendiri adalah suatu organisasi yang menjual barang-barang dari persediaan yang berasal dari kantor pusat maupun dibeli dari pihak lain dan memiliki wewenang untuk melakukan transaksi dengan pihak ketiga, sehingga bisa dikatakan kantor cabang adalah suatu unit usaha yang terpisah.

2.           Agen tidak memiliki persediaan barang yang dijualnya namun hanya berupa sampel atau contoh barang yang ditawarkan dan selanjutnya barang yang diinginkan oleh pelanggan di kirimkan oleh kantor pusat, sebaliknya kantor cabang bisa memiliki stok atau persediaan dan dapat menambah stoknya dari kantor pusat maupun membeli sendiri dari pihak lain.

3.       Izin/persyaratan barang yang akan dijual pada pelanggan dan hal yang berhubungan dengan piutang sepenuhnya wewenang kantor pusat, sebaliknya kantor cabang dapat menentukan sendiri hal tersebut.

4.           Modal kerja dan biaya yang timbul akibat operasi diberikan kepada agen untuk dikelolah dan tidak diperkenankan mengurus kas yang lain dalam bentuk apapun, sebaliknya kantor cabang memiliki spesialisasi untuk mengurusai keuangan internalnya sendiri.

        Namun dalam perakteknya keduanya bisa saja mendapat pembatasan hak dan wewenang sesuai yang berasal dari kantor pusat. Perbedaan kedua unit sarana ini menyebabkan perbedaan pada penyusunan sistem akuntansi yang akan diterapkan nantinya.

HUBUNGAN KANTOR PUSAT DAN AGEN

USAHA/OPERASIONAL SUATU AGEN

        Seperti yang kita ketahui bahwa agen biasanya tidak memiliki persediaan/stok melainkan hanya memiliki contoh/sampel barang yang dijual, sehingga jika ada barang yang di inginkan pelanggan maka pertama-tama agen harus memesan barang tersebut pada kantor pusat. Barang yang dipesan akan dikirimkan beserta faktur pembelian jikalau syarat dan ketentuan pembelian yang ditentukan oleh kantor pusat telah terpenuhi. Hal-hal yang berhubungan dengan piutang bisa saja dibebankan pada agen yang bersangkutan begitupun penagihannya nantinya langsung kepada agen yang bersangkutan tadi.

        Semua biaya yang timbul akibat dari transaksi ini di tanggung oleh kantor pusat sebagai biaya operasional yang nantinya akan diberikan pada agen.

PEMBUKUAN UNTUK SUATU AGEN

       Agen hanya perlu mencatat penerimaan/pemasukan pada buku kas dan penerimaan dari pengisian kembali modal dari kantor pusat, begitupun dengan biaya-biaya yang ada kesemuanya ditulis rangkap/doubel. Hal ini dikarenakan jikalau agen mulai kehabisan modal kerja maka pihak agen akan mengirimkan salinan pembukuan (aslinya diarsipkan pada pihak agen) berikut dengan bukti biaya-biaya yang telah tejadi kepada kantor pusat agar nantinya ditindak lanjuti oleh kantor pusat dan selanjutnya pihak kantor cabang akan mengirimkan lagi modal kerja yang dibutuhkan agen.

PEMBUKUAN PADA KANTOR PUSAT

        Pembukuan pada kantor pusat jika bertransaksi dengan agen tergantung pada tujuan pa yang ingin dicapai dari pembukuan itu, maka ada dua alternatif yang tersedia yakni:

1.           Laba/rugi yang didapat dari aktifitas penjualan melalui agen (tiap-tiap agen)  tidak ditentukan secara terpisah.

           Artinya: semua penerimaan maupun biaya-biaya dari agen-agen yang ada di catat menjadi satu pembukuan (tidak dibedakan) dalam pembukuan yang ada seperti pada kantor pusat.

2.               Laba/rugi yang didapat dari aktivitas penjualan melalui agen ditentukan secara terpisah.

Artinya: pencatatan pemerimaan dan biaya-biaya dari setiap agen terpisah, sehingga kantor pusat dapat membedakan penerimaan laba/rugi dari setiap agen yang ada.

HUBUNGAN KANTOR PUSAT DAN CABANG

     Tujuan dibuatnya kantor cabang sama halnya dengan agen, yakni agar kemampuan perusahaan dalam penjualan meningkat. Biasanya kantor cabang dibawahi oleh seorang manajer cabang yang bertanggung jawab langsung kepada top manajemen di kantor pusat. Manajer cabang harus melaporkan informasi tentang volume aktivitas dan hasil usaha cabang kepada kantor pusat.

       Walaupun kantor cabang merupakan unit usaha yang berdiri sendiri namun dia tetap dalam pengawasan kantor pusat. Ketentuan tentang unit usaha yang berdiri sendiri diatur oleh kantor pusat. Garis besarnya suatu cabang bekerja sebagai berikut:

-              Cabang diberi modal kerja oleh kantor pusat sebagaimana halnya dengan agen.

-              Cabang bisa membeli stok barang sendiri untuk memenuhi permintaan pelanggan apabila kantor pusat tidak sanggup memenuhi permintaan tersebut.

-             Cabang mengolah usahanya secara terpisah dari rekening kantor pusat. Akan tetapi hal ini bisa dibatasi keleluasaannya jika kantor pusat berkehendak.

SISTEM AKUNTANSI UNTUK OPERASI KANTOR CABANG

1.       SISTEM SENTRALISASI

    Dalam sistem ini kantor cabang hanya perlu mengumpulkan bukti-bukti dasar dan pendukung dari transaksi-transaksi yang terjadi dalam usahanya, dikarenakan pembukuan sepenuhnya dilakukan oleh kantor pusat.

Jika pencatatan rugi/laba-nya terpisah dari kegiatan pencatatan kantor pusat maka kantor cabang hanya perlu menggunakan pencatatan pada buku jurnal-jurnal khusus yang dibutuhkan. Sitem ini dipakai guna menghemat biaya administrasi, dan berdampak pada keterlambatan pada penyajian laporan keuangan secara periodik.

2.      SISTEM DESENTRALISASI

Sistem ini mencanamkan pencatatan setiap transaksi-transaksi yang terjadi dalam kantor secara lengkap. Susunan pembukuan atupun rekening-rekening yang ada pada tiap-tiap kantor cabang mengikuti/sesuai dengan yang ada pada kantor pusat.

Penyusunan laporan keuangan pada kantor cabang sama halnya dengan penyusunan laporan keuangan pada usaha yang berdiri sendiri, namun bedanya rekening modal ditiadakan.